Jusque là, nous sous-traitions la réalisation des bulletins de salaire à un cabinet de prestation de paie.
En 2019, nous avons décidé de changer pour un outil complet de gestion RH englobant les demandes de congés en ligne, les notes de frais, le partage des documents d’échange, et bien sûr, la gestion des paies.
Après quelques recherches, notre choix s’est porté sur PayFit. Nous avions déjà rencontré PayFit à son lancement, mais nous avions été frileux à l’époque. En effet, toucher aux paies est particulièrement sensible. En fait, c'est surtout l'interaction avec les interlocuteurs qui en découlent qui est délicate : les collègues salariés bien sûr, mais surtout : URSSAF, Retraite, Mutuelle, Prevoyance, etc.
Voici notre retour d'expérience initial, 9 mois après notre décision : points positifs, zones d'amélioration, évolution ; complété après 3 ans d'utilisation désormais.
Remarque 2022 : La réactivité de l'assistance des débuts n'est plus vraiment au rendez-vous ; et ça devient insupportable de ne pas pouvoir bénéficier d'une hotline téléphonique lorsqu'on est bloqué en urgence (cloture de paie), surtout qu'on appellerait que 2 ou 3 fois par an. Si on doit changer, ce sera à cause de cela.
Remarque 2021 : Attention les tarifs ont augmenté, voire paragraphe sur le rapport qualité/prix.
Nouveauté 2020 : Offre de parrainage via KAPT -20% pendant les 3 premiers mois d'abonnement PayFit. ***
Qu'est-ce que PayFit, l'outil SI RH 100% en ligne ?
PayFit est une application Web de gestion de la paie et un système d'information pour les ressources humaines (SI RH). PayFit est une entreprise française (cocorico, c'était important pour nous) qui développe un outil SaaS (SofWare As A Service) de gestion de paie (interaction avec les impots, l'URSSAF via DSN) et de gestion des ressources humaines (gestion des absences et congés, notes de frais, ...). L'entreprise se développe très vite, elle est déjà présente en France, en Espagne, en Allemagne et au Royaume-Uni. Récemment, PayFit a levé 70 millions d'€uros (puis beaucoup d'autres €) pour encore améliorer son application et nous simplifier encore davantage la vie !
2022 : Par contre, ils sont surement en sous-effectif (volontairement ou pas) car plus de réactivité au moment crucial de la cloture de paie. Et surtout pas de possibilité de Chat ou contact téléphonique. :-(
La promesse de PayFit est la suivante : "Automatisez votre paie et vos processus RH pour vous concentrer sur l'essentiel."
Chez KAPT, notre objectif en choisissant PayFit était double :
- améliorer les interactions RH avec les membres de l'équipe, notamment les demandes d'absence et la gestion des notes de frais.
- mieux comprendre les opérations liées à la paie pour retirer de la charge mentale sur ces points à l'administrateur des paies chez nous.
Voici notre avis plus détaillé sur PayFit ci-dessous.
Notre avis sur cette nouvelle gestion de paie et bien plus encore
Bon, finalement ce retour d'expérience va être très proche de celui concernant notre avis sur la mutuelle 100% en ligne : ALAN. On est passé de la délégation d'un système oculte à une application en ligne didactique et intuitive.
2022 : On reviendrait peut-être finalement à un service externalisé "clé en main".
Facilité : Ergonomie du service
C'est un point essentiel lorsque vous mettez en place un nouvel outil dans une organisation ! Est-ce que tous les utilisateurs vont rapidement d'adopter ?L'application Web de PayFit s'appuie sur les fondamentaux d'UX Design : on est donc pas perdu dans l'interface. Au contraire, c'est plutôt très intuitif et sobre.
Du moins, côté salarié, car l'interface d'administration est, elle, forcément plus complexe : on s'y perd un peu au début. D'ailleurs, seule la version "salarié" est parfaitement Responsive et accessible sur SmartPhone. Dommage pour les administrateurs des paies ! Mais les tâches de gestion des éléments de rémunération se fait encore majoritairement sur ordinateur.
Rapport Qualité / Prix du service
Au départ, on peut penser que le service n'est pas très compétitif par rapport à une prestation de gestion de paie ... et ... c'est vrai ! si on ne regarde que la gestion de paie. Par contre, si on considère l'ensemble du périmètre (interaction mutuelle, ticket resto (à venir), gestion des absences, notes de frais, documents, ...), le coût du serivce trouve (trouvait) écho dans le gain de temps pas seulement du responsable des paies mais de toute l'équipe.
Mise à jour 2022 : Ca devient vraiment non négligeable dans le budget d'une TPE / PME et à mettre en face d'un service de paie externalisé.
Info 2021 : Les augmentations de tarifs successives nous font nuancer cet avis positif, voire opérer une veille active sur des services concurrents. C'est jamais agréable de se sentir pris en otage.
Il y a aussi des points de confort qui ne peuvent pas être mesurés comme le fait de pouvoir visualiser son décompte de jours de congés payés ou de RTT à la maison et pouvoir organiser en couple les demandes d'absence. Il y a aussi le fait de pouvoir gérer ses notes de frais en déplacement depuis son SmartPhone (à noter que cela implique un surcout par Note de Frais).
Globalement, le surcout du service est (était ?) largement compensé par la satisfaction de l'équipe "salarié". Par contre, la HotLine et le manque de support téléphonique de l'espace administrateur devient un vrai point noir.
Depuis 2021, vous aurez compris que cela devient discutable et discuté en interne.
Difficile de parler plus concretement des tarifs car ils dépendent aussi de la taille de l'entreprise et des services utilisés. Un peu plus de transparence sur cet axe serait aussi le bienvenu ;-)
Réactivité du service : assistance en ligne
La gestion des paies reste quelquechose de complexe de par la multitude de configuration possible. La nouvelle aide en ligne de PayFit est un vrai secours. Sinon, le chat permettait d'obtenir une réponse relativement rapidement, depuis quelques mois, c'est un peu plus compliqué et problématique. Nous regrettons quand même que les premiers échanges ne soient pas toujours très qualitatifs, mais nous parvenons le plus souvent à obtenir une réponse satisfaisante dans des délais courts.
Un des points positifs de PayFit sur cette thématique "réactivité" est la possibilité de modifier les bulletins de paie tout au long du mois. Cela permet des simulations, de voir l'impact d'une prime ou d'un nouvel avantage ou encore de gérer des cas particuliers avec une vue directe sur le bas de la fiche de paie en temps réel.
Mais à quand un Chat réactif et surtout une hotline téléphonique pour les urgences (2 jours / mois).
Zéro papier : Moins de paperasse et de délai
Notre génération n'a pas vraiment été habitué au papier, mais plutôt aux écrans. Chez KAPT, les dernières feuilles qui résistaient jusqu'en 2018 étaient : les bulletin de paie remis chaque mois, les demandes d'absence et les notes de frais. On fera exception ici des factures qu'il faut encore imprimer pour l'expert comptable.
Avec PayFit, ces 3 documents sont stockés dans l'application et mis à disposition du salarié concerné et des administrateurs entreprise. Moins de délai pour les interactions qui en découlent et surtout, la possibilité d'y avoir accès à tout moment.
Toutefois, nous avons prévu d'exporter sur disque dur les bulletins de paie par sécurité.
Quelques zones d'ombre ? les améliorations nécessaire de PayFit ?
Ouvrir la boite de Pandore que constitue la gestion des paies n'a pas été chose aisée au départ. Il nous a fallu comprendre le fonctionnement d'aspects que nous avions toujours sous-traités. Donc préparez-vous à une marche à l'entrée plus ou moins haute suivant vos compétences RH initales.
Ensuite, nous avons rencontré des difficultés pour mettre en place un congé parental d'éducation à 80% pour un de nos collègues cadres. Situation qui peut paraitre quelque peu ubuesque pour un logiciel spécialisé dans la paie. Nous avons adapté la paie pour caler à la nouvelle situation mais cela s'est fait au détriment de l'intelligence : plus de calcul automatique des tickets restaurant, plus de synchronisation efficace de la journée d'absence dans le calendrier partagé, etc. C'est dommage pour un SI RH.
Enfin, dernier point noir rencontré récemment : pas d'accès au mode adminsitrateur depuis un SmartPhone, pas d'application mobile. Du coup, impossible de conserver de la réactivité en déplacement (ou en congés) dans les validations. Alors PayFit, à quand la version mobile ou tablette ?
BILAN : Passez à une gestion de paie en ligne ...
... et bénéficier d'une gestion RH plus fluide pour la gestion des congés et absence, le suivi des notes de frais, le stockage et le partage des documents RH ! Utiliser un SI RH en ligne nous semble une étape primordiale vers plus d'autonomie des équipes, une meilleure interaction et plus de réactivité dans les validations. C'est un pas facilité vers l'autogouvernance.
Ensuite, nous pouvons considérer que c'est un choix structurant et impliquant. Plutôt que de confier ces tâches à un tiers avec l'impression d'une boite noire de plus en plus impénétrable par complexité au fil des années, l'outil vous fait monter en compétences. La gestion des droits permet de distribuer les validations entre plusieurs membres de l'équipe. Cette distribution des rôles "interconnectée" permet de se partager plus facilement les responsabilités au sein de l'équipe (mutuelle ALAN, tickets resto Lunch'R - Swile, ...) en attendant un peu plus d'automatisation.
Enfin, le modèle économique rend accessible un outil de qualité à des entreprises de notre taille : TPE de moins de 10 salariés (pour l'instant).
Pour conclure, on pourrait dire que cette décision correspond à l'adage "Accepter de perdre du temps pour mieux en gagner plus tard" et surtout mieux appréhender les tenants et aboutissants de la gestion des salaires.
P.S. : Nous n'avons pas d'actions chez PayFit !
P.S 2 : Nous ne reviendrons plus à un gestionnaire de paie externalisé ;-) 2022 : ... Euh, il y a que les imbéciles qu'ils ne changent pas d'avis.
*** : Vingt pour cent (20 %) de remise sur les trois (3) premières factures du contrat d’abonnement chez PayFit SAS sous réserve de l’activation du lien unique et personnel.
