Besoin d'un Extranet, un espace sécurisé pour vos membres ? Une zone accessible qu'au travers d'une identification par mot de passe dans laquelle on placera les processus d'adhésion ou ré-adhésion et autres formulaires spécifiques à votre activité.
Cet espace membre est comme une sous-partie protégée de votre site Web. Généralement, cet extranet est rattaché à un Back-Office qui vous permet de gérer les interactions avec vos membres : valider (ou pas) une adhésion, modérer des informations créées par vos membres, alimenter une base documentaire.
On détaille tout cela plus bas. Et on essaiera de clarifier Intranet ou Extranet ?
Espace Membre : un espace sécurisé
Souvent la demande intitiale ne parle pas d'Extranet, ou d'Intranet mais plutôt d'un espace "sécurisé", c'est-à-dire non accessible par tout le monde. Pour celà, on imagine l'accès à une partie du site Web via une authentification : identifiant et mot de passe. En fait, nous étudions cette demande au cas par cas parce que nous avons constaté que suivant les spécificités de chaque projet les solutions techniques diffèrent.
De la sécurisation d'une partie d'un site Web via une configuration du CMS jusqu'à la création d'un projet à part entière, ce type de projet est donc plus ou moins complexe. Chez KAPT, nous en avons fait notre spécialité au fil des années principalement pour des projets associatifs. En effet, pour une association, l'enjeu de l'ergonomie de l'espace Membre est essentiel.
Des fonctionnalités intuitives et adaptées au profil des utilisateurs
Soyons honnêtes : votre extranet ne sera pas l'application Web prioritaire de vos adhérents. Alors faisons en sorte que ça devienne leur espace membre favori ! Un soin particulier devra être porté sur l'ergonomie des principales fonctionnalités (UX Design) :
- modération des inscriptions : le fameux "Devenir Membre" !
- gestion des adhésions et des renouvellements d'adhésion : le casse-tête du calcul du montant de la cotisation suivant différents critères
- suivi de la labellisation lorsque c'est une des fonctions de l'association (Cosmebio, Gîtes de France, Accueil Paysan, etc.)
- édition de la fiche membre : cela correspond à la fois aux données qui seront affichées sur le site Web et aux données utilisées par l'observatoire économique de l'asso.
- Espace documentaire : partager un maximum de contenu avec l'ensemble des adhérents sans avoir à recourir systématiquement au mail (réduire l'impact environnemental du Digital)
- Espace d'échange inter-membre : recours à des solutions d'interaction ou forum
- Plateforme d'offres d'emploi (jobBoard) : afin de pouvoir bénéficier de l'effet réseau.
- Des actualités ou un agenda dédié et protégé par mot de passe.
- Etc.
Il faut bien avoir en tête que chacune de ces fonctionnalités fait écho à un accès en modération pour les administrateurs de l'espace Membre au sein de l'association : on parle alors souvent de Back-Office. Par Back-Office, on entend une interface d'administration qui permet de gérer l'ensemble des fonctionnalités listées plus haut, par exemple :
- ré-initialiser un mot de passe de connexion pour un membre,
- corriger un montant de cotisation (erreur de renseignement de certains critères),
- ré-éditer une fiche membre pour mettre à jour certaines informations,
- ajouter des documents à partager,
- ajouter une actualité ou un évènement,
- etc.
Dans certains cas, nous pouvons aussi amener d'autres fonctionnalités de suivi intéressantes pour les administrateurs :
- suivi statistiques de chaque page membre et ainsi pour voir répondre à la question "Quelle visibilité m'apporte votre portail Web ?" par des éléments factuels :
- le nombre de vues de la page membre ou produit,
- les clics sur un numéro de téléphone ou sur un lien de contact (mail ou formulaire),
- les nombres de clic sur un lien itinéraire (s'il y a),
- les interactions avec un bouton "Acheter" ou "Réserver",
- autres boutons de la fiche.
- suivi des échanges initiés sur le portail Web "grand public" afin de s'assurer que les demandes émises par des internautes aboutissent et éliminer les demandes indésirables ou illicites.
Bien sûr, ces fonctionnalités de suivi peuvent être accessible à chaque membre dans les limites de son propre périmètre de données.
Mais alors Extranet ou Intranet ?
C'est une question qui reste souvent confuse chez les non-initiés à ces termes : on va donc essayer d'y répondre plus bas.
Extranet selon KAPT
Un Extranet est destiné à l'interaction et au recueil / partage d’informations avec des acteurs externes à l’association, c'est le cas des adhérents par exemple.
Un espace membre est donc un type d'Extranet. Un extranet est accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Comme n'importe qui peut accéder à 'extranet.monDomaine.com' , l'accès doit en être contrôlé par mot de passe. L’extranet permet donc d’ouvrir une partie du système d’informations d’une association ou entreprise à des partenaires extérieurs : adhérents, clients, fournisseurs, partenaires …
Un Extranet n'est donc ni un Intranet, ni un site Web. Il s'agit d'un système supplémentaire offrant par exemple aux clients d'une entreprise ou aux adhérents d'une association, un accès privilégié à certaines ressources numériques de la structure par l'intermédiaire d'une interface Web intuitive et sécurisée.
Pour résumer, un extranet est un projet Web à part entière avec sa propre adresse (URL) : 'extranet.monDomaine.com'. Il est généralement accessible depuis votre portail Web principal ('www.monDomaine.com') via un bouton "Espace Membre" ou "Espace Client" ou encore "Espace Pro".
Chez KAPT, nous avons déjà réalisé de nombreux Extranet, principalement pour des associations, des Offices de Tourisme, des collectivités et queslues entreprises.
Intranet selon KAPT
C'est un projet Web dont le principal intérêt réside dans le partage d’informations et de documents en interne. Un intranet est accessible avec ou sans connexion Internet. Cependant, le réseau reste totalement privé et fermé aux connexions extérieures au réseau de l'entité.
Le plus souvent pour un maximum de sécurité, ce projet Web est hébergé sur un serveur local de telle sorte qu'il est complétement invisible sur la toile. En conséquence, seuls les utilisateurs de l'entreprise, de l'association ou de la collectivité peuvent s'y connecter.
Chez KAPT, nous avons réalisé que peu d'Intranet, à chaque fois, déployé sur le serveur du client.
Mais aussi des Intranet par abus de langage
Par contre, on doit aussi avouer ici quelques abus de langage. En effet, nous avons mis en place quelques outils de gestion double : interne + espace membre, qui ont rapidement pris le nom d'Intranet. Ils sont plutôt la combinaison d'un espace membre (extranet) et de son back-office d'administration. Mais cette question de vocabulaire est moins importante que la qualité de la réalisation de ces applications métiers.
Quand passer d'une configuration de mon CMS à un véritable Extranet (ou Intranet) ?
Tout de suite ! En fait, ça va dépendre de votre besoin fonctionnel.
Si vous nécessitez des fonctionnalités spécifiques, vous n'aurez pas d'autres choix que de recourir au développement sur-mesure d'un projet Web.
Si vous avez seulement besoin de partager de la documentation avec quelques acteurs externes : un simple espace documentaire pourra suffire.
Si vous avez besoin de partager un grand nombre de document en interne ou en externe, vous devrez, sans doute, orienter vers une GED (Gestion d'Espace Documentaire) comme Alfresco par exemple.
La mise en place d'un Extranet facilite aussi le recours à certains modules spécifiques comme le Vote en Ligne ou les statistiques de consultation de fiches par exemple.
Dans tous les cas, prenez-le temps de bien définir vos attentes fonctionnelles dans des spécifications.
